Propósito de la estructura de desglose de trabajo

Existen varios motivos para no lanzarse a la ejecución del proyecto sin más y, en vez de eso, invertir un poco de tiempo en la planificación y creación de la estructura de desglose de trabajo:

Contribuye a aumentar la precisión en la definición y organización del alcance del proyecto. Su estructura facilita la obtención de una visión segmentada del conjunto total de unidades de trabajo que componen el proyecto.
 Facilita en gran medida la asignación de responsabilidades y la distribución de recursos, así como el seguimiento y control del proyecto. Además, al propiciarse una perspectiva mucho más específica y concreta sobre los entregables, cada equipo de proyecto conoce lo que se espera de él.
 Permite una mejor estimación de los costos, riesgos y tiempo, ya que facilita abordar el trabajo desde las unidades más pequeñas hasta el nivel global de proyecto.
 Minimiza el riesgo y disminuye los errores, ya que cuando se cuenta con esta herramienta es posible llevar a cabo una revisión más en profundidad de cada entregable con los grupos de interés para asegurarse de que no hay nada que falta o que no existen solapamientos en actividades o tareas críticas.

Elaboración de la estructura de desglose de trabajo

Los pasos a seguir para la creación de una estructura de desglose de trabajo son los siguientes:

1. Organizar una reunión y puesta en común con las principales partes interesadas: los miembros del equipo son uno de los activos más valiosos en el proceso de creación de la estructura de desglose de trabajo. Ellos cuentan con los conocimientos, la experiencia y la creatividad necesaria para definir cada entregable llegando a los detalles más específicos.

2. Completar la definición de todos los entregables del proyecto: se trata de ir un paso más allá del nivel alcanzado en la planificación y completar al 100% la información sobre todos los entregables del proyecto, incluyendo internos y externos, asociando cada uno a su plazo de compleción estimado.

3. Descomponer cada entregable en pequeñas partes más manejables: se trata de alcanzar un nivel de planificación del trabajo realista por parte del director del proyecto, que garantice que, sin interferir en el plazo total de proyecto estimado y el plan general, pueda ser completado por los equipos de trabajo. Se trata de determinar los paquetes de trabajo. Estas unidades constituyen el nivel más bajo de la EDT y son piezas de trabajo que se asignan específicamente a una persona o un equipo de personas para ser completado, bajo la supervisión del Director de Proyecto. Es recomendable que se centren en un único punto de responsabilidad. Los paquetes de trabajo servirán para, más adelante, definir las actividades y tareas en que se divide el proyecto.

4. Revisar los resultados obtenidos: con los grupos de interés, tanto en el momento de finalizar la elaboración de la estructura de desglose de trabajo, como cuando se incluyan modificaciones o actualizaciones, si es el caso. Es fundamental evitar solapamientos.