La Gestión de los Stakeholders del Proyecto
La Gestión de los stakeholders incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones, que pueden afectar o ser afectados por el Proyecto. Debemos analizar sus expectativas e intereses sobre el Proyecto
Qué es la gestión de los stakeholders del Proyecto.
Con la gestión de los interesados se pretende establecer una sistemática eficaz para manejar la comunicación con todos los interesados del Proyecto. Se consigue:
- comprender sus necesidades y expectativas,
- respetar sus legítimos intereses sobre el Proyecto,
- abordar cualquier incidente o conflicto en el momento en que se presente.
Como fomentar la participación positiva de los interesados.
Mediante la resolución de conflictos, entre los interesados y el Proyecto, el Gerente del Proyecto tiene la oportunidad de fomentar la participación positiva de los interesados.
Esta participación, involucración, aceptación en el planteamiento de los trabajos y su compromiso con las decisiones tomadas, (tanto en la planificación como en la ejecución del Proyecto), son una garantía para lograr el éxito del Proyecto.
Los niveles de responsabilidad y autoridad de los interesados.
Estos niveles de responsabilidad y autoridad son variables y pueden cambiar a lo largo del curso del ciclo de vida.
La importancia de los stakeholders es tal que, si el Gerente del Proyecto ignora algún interesado clave, puede estar poniendo en riesgo el éxito del Proyecto.
Como realizar el análisis de los interesados.
Los Gerentes de Proyecto tenemos la obligación de identificar a las personas, grupos y organizaciones que podrían afectar al proyecto o ser afectados por el Proyecto de cualquier manera.
Debemos analizar y documentar cualquier información relevante relativa a los intereses de los Stakeholders.
Los Gerentes de Proyecto tenemos la obligación de analizar y documentar cualquier información relevante relativa a sus intereses en el Proyecto, su participación, dependencia, influencia y capacidad de impacto en el éxito del Proyecto.
Identificación de los Interesados
Clasificarlos según:Influencia, intereses, participación, etc.
¿Cómo podrían reaccionar o influir en el proyecto?
En primer lugar se identifican a los interesados clave (con rol de dirección o toma de decisiones), para luego seguir con los demás interesados.
Es importante priorizar a los interesados a fin de garantizar el uso eficiente del esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.
A fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.
Respecto a su influencia los interesados pueden ser de dos tipos:los interesados de influencia positiva en el Proyecto, son aquellos que normalmente se beneficiarían de un resultado exitoso del Proyecto. Los interesados de influencia negativa en el Proyecto, son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia de la ejecución del Proyecto.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Identificarlos
2.Identificar a los interesados potenciales del proyecto. (Roles, área, intereses, conocimientos, expectativas, influencia).
3. Analizar su Impacto
¿Cómo identificarlos?
Nos facilitará mucho la labor hacernos estas preguntas:
La mejor forma de hacerlo es mediante un sencillo cuadro, como el siguiente:
¿Cómo clasificarlos?
Una vez hemos identificado a los Interesados en nuestro proyecto, y evaluado su nivel de influencia y su interés, debemos clasificarlos para definir estrategias de gestión acordes a esta clasificación.
Podemos utilizar diferentes modelos de análisis de interesados, pero para mi una simple y efectiva es mediante una matriz de interesados que relaciona poder e interés en el proyecto:
Matriz de PODER / INTERÉS.
- Nivel de Autoridad (Poder)
- Nivel de Preocupación (Interés)
De esta forma, en base a la valoración que hemos realizado en el paso anterior procederemos a situar cada interesado en un cuadrante de la matriz, con un resultado como el siguiente (ejemplo):
Existen otros modelos posibles a la hora de clasificar a los interesados para su gestión. Cada uno se puede utilizar para un caso específico y según qué tipo de proyecto y entorno en el que se desarrolle, aunque como he dicho de forma general podemos partir del modelo expuesto.